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文书档案的收集
一般一个单位的文件材料都是通过办公室向各部门进行传阅的。如果不及时清理收集这些文件,就会发生文件的散失或不合理的流动,破坏了文件的形成规律和完整性,导致不能系统地反映一个立档单位的历史全貌。因此只有经过收集完整的档案才能立卷,才能将每一年的文件从无序到有序系统地分类和保存,便于今后有效地利用。特别要注意的是:对于单位的会议纪要、统计报表、人员花名册、课题研究材料、领导或有关人员开会、学习带回来的文件材料等,都应该归档保存,对于有关业务室(处、科)比较有使用价值的文件应让其复印一份保存,原文件应归还到办公室,便于归档。领导签字时应使用钢笔书写,文件的正本与定稿、原件与复印件、转发文与被发文应完整,文号的编制应按顺序排列,避免重复。