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从高校的角度来说，尽快建设数字化高校档案系统来提升档案管理的质量与水平是迫在眉睫的工作，但是也要采取适当的方式，在建设数字化高校档案系统的过程中注意方式方法，这样才能让数字化技术真正在档案信息工作中发挥应有的作用。
1、足够的资金保障
数字化高校档案管理系统需要购买建设硬件和软件设施，需要资金投入，高校的管理部门要认识到数字化档案系统的重要性，保障有足够的资金来建设数字化档案管理系统。
2、保证数字化安全
档案资料属于机密性文件，因此在建设数字化档案管理系统是要保障档案信息的安全性，可以针对其进行安全化的软硬件设施，对档案管理人员进行信息安全方面的教育培训，防止其在工作中出现失误性操作，消除安全隐患。
3、合理规划数字化档案管理系统的建设
建设数字化高校档案系统要全面考虑院校自身的实际情况使之具有合理性和规划性，在建设过程中必须有步骤的完成数字化档案管理系统的建设，同事合理地对档案管理人员进行数字化建设的培训和学校，有选择性地对每一个档案部类中较为重要的信息进行数字化处理，工作中每一个工作人员都应该具有全局意识，安全意识，保证数字化档案管理系统的顺利建设。
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